Бытовая техника в офисе
Ваша фирма купила кондиционер, печь СВЧ или электрочайник. Такие расходы инспекторы могут признать экономически не обоснованными. Приведите аргументы, которые заставят контролеров изменить свое мнение.
В течение рабочего дня сотрудникам должен быть предоставлен перерыв для отдыха и питания (ст. 108 ТК РФ). Если такой перерыв невозможен, то работодатель обязан обеспечить отдых и прием пищи в рабочее время.
Кроме того, в фирме должны быть оборудованы санитарно-бытовые помещения для еды, комнаты для отдыха и психологической разгрузки (ст. 223 ТК РФ).
За нарушение действующих санитарных правил в статье 6.3 КоАП предусмотрен штраф. Его величина составляет:
- для должностных лиц – от 500 до 1000 рублей;
- для организаций – от 10 000 до 20 000 рублей.
Таким образом, расходы на приобретение бытовой техники в отдельных случаях обусловлены не прихотью руководства, а являются обязательными для организации. Условно их можно разделить на две группы:
- расходы на обеспечение санитарно-бытовых условий труда на рабочем месте (приобретение кондиционеров, вентиляторов, обогревателей, ионизаторов воздуха и т. п.);
- расходы на обеспечение санитарно-бытовых условий для отдыха и питания сотрудников в рабочее время (приобретение электрочайников, микроволновых печей, холодильников, кулеров для питьевой воды, кофеварок и т. п.).
Оборудование рабочих мест
Согласно статье 25 Федерального закона от 30 марта 1999 г. № 52-ФЗ «О санитарно-эпидемиологическом благополучии населения», условия труда, рабочее место не должны оказывать вредное воздействие на человека. Поэтому организации обязаны оборудовать рабочие места, организовать режим труда и отдыха так, чтобы предупредить травмы и профессиональные заболевания.
Например, помещение, где работают персональные компьютеры, необходимо проветривать каждый час. Об этом говорится в пункте 4.4 СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03, которые утверждены постановлением Главного государственного санитарного врача РФ от 3 июня 2003 г. № 118. Поэтому, сославшись на данные требования законодательства, фирма может обосновать приобретение вентилятора.
Для оправдания затрат на установку кондиционера или приобретение обогревателей бухгалтеру следует руководствоваться СанПиН 2.2.4.548-96, которые утверждены постановлением Госкомсанэпиднадзора России от 1 октября 1996 г. № 21. В этом документе приведена таблица оптимальных величин показателей микроклимата на рабочих местах в производственных помещениях.
Так, летом температура воздуха в помещении не должна превышать 25 градусов, а его относительная влажность не может быть ниже 40 процентов. Такие нормы обеспечивают ощущение теплового комфорта в течение рабочего дня, не влияют на здоровье, а также создают предпосылки для высокого уровня работоспособности.
Также для обоснования покупки кондиционера, вентилятора или обогревателя можно воспользоваться СанПиН 2.2.2.1332-03, которые утверждены постановлением Главного государственного санитарного врача РФ от 30 мая 2003 г. № 107. В пункте 5.1 этих правил сказано о том, что помещение, в котором стоит ксерокс, должно быть оборудовано системами отопления, вентиляции и кондиционирования воздуха.
Таким образом, экономическую обоснованность расходов на обеспечение санитарно-бытовых условий труда на рабочем месте организация может подтвердить распорядительным документом и (или) положением коллективного (трудового) договора в соответствии с Санитарными правилами и нормативами (СанПиН).
Создание условий для отдыха и питания
Если фирма оборудует помещения для отдыха и питания работников, то обосновать расходы на приобретение электрочайников, микроволновых печей, холодильников, кулеров для питьевой воды и т. п. несложно. Ведь тем самым предприятие выполняет требования трудового законодательства (ст. 223 ТК РФ). Дополнительным аргументом в случае претензий проверяющих могут стать анализы качества воды, поставляемой по водопроводу в помещения. Предельно допустимые концентрации вредных веществ и микробов в воде приведены в СанПиН 2.1.4.1074-01, которые утверждены Главным государственным санитарным врачом РФ 26 сентября 2001 г. № 24.
Отметим, что работодатель обязан обеспечить условия труда, определяемые не только законодательством, но и коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами (правилами, положениями, приказами, другими распорядительными документами). Это следует из статьи 56 Трудового кодекса РФ.
Срок полезного использования бытовой техники обычно превышает 12 месяцев. Поскольку такие объекты используются в деятельности организации и, следовательно, приносят экономические выгоды, они должны быть учтены в составе основных средств (п. 4 ПБУ 6/01). При этом стоимость активов определяется как сумма фактических затрат на их приобретение и приведение в состояние, пригодное для использования (например установка и монтаж), за минусом НДС и акциза.
Расходы на покупку техники, не требующей монтажа, в бухгалтерском учете сначала учитывают на счете 08 «Вложения во внеоборотные активы», а требующей монтажа – на счете 07 «Оборудование к установке». К технике, требующей монтажа, относится оборудование, которым можно пользоваться только после сборки его частей, прикрепления к фундаменту или опорам и т.п.
Монтажные работы, которые выполнили подрядчики, бухгалтер учитывает на основании акта. При вводе в эксплуатацию смонтированного оборудования должен быть оформлен акт о приеме-передаче объекта основных средств по форме ОС-1. Этот бланк утвержден постановлением Госкомстата России от 21 января 2003 г. № 7.
ООО «АВС» приобрело для офиса кондиционер стоимостью 29 500 руб. (в том числе НДС – 4500 руб.). Монтаж осуществила подрядная организация. Стоимость монтажных работ – 5900 руб. (в том числе НДС – 900 руб.). Кондиционер был введен в эксплуатацию в июле 2005 г.
В бухгалтерском учете фирмы сделаны следующие записи:
– 25 000 руб. – приобретен кондиционер;
– 4500 руб. – отражен НДС со стоимости приобретения;
– 29 500 руб. – оплачен кондиционер;
– 5900 руб. – оплачен счет за монтаж оборудования;
– 25 000 руб. – передан кондиционер для монтажа;
– 5000 руб. – смонтирован кондиционер;
– 900 руб. – учтен НДС по монтажу;
– 30 000 руб. (25 000 + 5000) – введен в эксплуатацию кондиционер.
Вычет НДС по амортизируемому имуществу, требующему монтажа, производится с момента начисления амортизации (п. 5 ст. 172 НК РФ). Ее начисляют с 1-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором объект был введен в эксплуатацию. В нашем примере это июль. Следовательно, амортизацию бухгалтер начнет начислять с августа и тогда же поставит НДС к вычету:
Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19
– 900 руб. – принят к вычету НДС по монтажным работам;
Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19
– 4500 руб. – принят к вычету НДС со стоимости кондиционера.
Что касается норм амортизации, то в Классификации основных средств, утвержденной постановлением Правительства РФ от 1 января 2002 г. № 1, в четвертой группе под номером 16 2930000 числятся «Приборы бытовые» со сроком полезного использования свыше 5 лет и до 7 лет включительно. Таким образом, организация вправе выбрать срок полезного использования в указанных пределах.
Если стоимость бытовой техники составляет менее 10 000 рублей, то фирма вправе сразу списать ее на расходы при вводе в эксплуатацию.
ООО «АВС» приобрело электрочайник стоимостью 2360 руб. (в том числе НДС – 360 руб.). В бухгалтерском учете необходимо сделать следующие проводки:
– 2360 руб. – оплачен электрочайник;
– 2000 руб. – получен электрочайник;
– 360 руб. – отражен НДС со стоимости приобретения;
– 2000 руб. – введен в эксплуатацию электрочайник;
– 2000 руб. – списаны расходы на приобретение электрочайника в день ввода в эксплуатацию.
Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19
– 360 руб. – принят к вычету НДС.
Поскольку бытовая техника используется в деятельности организации, она должна быть учтена в составе амортизируемых основных средств (п. 1 ст. 256 и п. 1 ст. 257 НК РФ).
В первоначальную стоимость техники входит сумма расходов на ее приобретение, сооружение и т. д., а также затраты на доведение имущества до состояния, в котором оно пригодно для использования. При этом нужно вычесть НДС и акциз.
Таким образом, первоначальная стоимость данных объектов в бухгалтерском и налоговом учете будет совпадать. Совпадет и сумма амортизационных отчислений, если в бухгалтерском и налоговом учете установить одинаковый срок полезного использования и выбрать линейный способ амортизации.
Технику стоимостью менее 10 000 рублей списывают на прочие расходы единовременно на дату ввода в эксплуатацию. При этом можно сослаться на подпункт 7 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. В нем упоминаются расходы на создание безопасных условий труда. О том, что работодатель обязан их обеспечить, говорится в статье 212 Трудового кодекса.
Бытовую технику стоимостью более 10 000 рублей списывают на расходы по мере начисления амортизации.
Результаты измерений температуры оформляются специальным протоколом. Это важный документ, который подтвердит экономическую обоснованность затрат. Его должен подписать начальник АХО и специалист, ответственный за охрану труда.
М. Колтакова, финансовый директор ЗАО «Туристическая компания АКТИС»
Источник
Можно ли включить в расходы чайник, микроволновую печь и кофе-машину, приобретенные для обеспечения нормальных условий труда работников
Организация планирует приобрести чайник, микроволновую печь и кофе-машину для обеспечения нормальных условий труда своих работников. Каков порядок бухгалтерского и налогового учета указанных расходов? Могут ли затраты на приобретение данной техники быть учтены при определении налоговой базы по налогу на прибыль?
Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
По мнению налоговых органов, расходы, связанные с приобретением микроволновых печей, чайников, кофе-машин и т.п., не могут быть учтены при определении налоговой базы по налогу на прибыль.
По нашему мнению, расходы, связанные с оборудованием комнаты для приема пищи, могут быть учтены при определении налоговой базы по налогу на прибыль на основании пп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ при условии, что в коллективных (трудовых) договорах будет прописана обязанность работодателя нести расходы по обеспечению нормальных условий труда, в том числе санитарно-бытовых условий для питания работников (приобретение чайников, кофе-машин, микроволновых печей, холодильников). Однако в данном случае не исключено, что свою позицию организации придется доказывать в суде. Судебная практика, как правило, поддерживает налогоплательщиков.
Обоснование вывода:
В соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ). При этом указанные расходы должны быть экономически обоснованы, документально подтверждены и направлены на получение дохода.
Относительно обоснованности включения в состав расходов затрат организации на приобретение холодильников, микроволновых печей, кухонной мебели и т.д. представители финансовых и налоговых органов придерживаются следующей точки зрения.
Они считают, что такое имущество не связано с производством и реализацией товаров (работ, услуг), его использование не приносит организации доход, тем самым не соблюдаются критерии, перечисленные в ст. 252 НК РФ. Поэтому признать расходы, связанные с оплатой бытовых предметов, для целей налогообложения прибыли, по их мнению, нельзя. Соответственно, организация не может возместить входной НДС по приобретенным активам (письмо Минфина России от 17.01.2006 N 03-03-04/2/9, письмо МНС России от 21.01.2003 N 03-1-08/204/26-В088).
Таким образом, если организация будет придерживаться позиции официальных органов, то расходы, связанные с приобретением бытовой техники, не смогут быть учтены при определении налоговой базы по налогу на прибыль.
Соответственно, в бухгалтерском учете стоимость приобретенного имущества вместе с НДС списывается на счет 91.
Однако существует письмо Минфина России от 21.04.2005 N 03-06-01-04/209, которое представляет собой ответ на вопрос о том, как учитывать микроволновку и холодильник, которые фирма приобрела для обеспечения работников питанием, а значит не использует ни в производстве продукции, ни для управленческих нужд. Можно ли не платить с них налог на имущество?
Из этого письма можно сделать вывод, что, по мнению финансистов, микроволновка и холодильник используются в производстве и управлении. Не прямо, конечно, а косвенно — являясь элементом нормальных условий труда, создать которые работодатель обязан по ст. 163 ТК РФ. И с учетом положений п. 4 ПБУ 6/01, и исходя из принятого в бухучете приоритета содержания перед формой при включении в коллективный договор положений по условиям труда работников приобретенные в целях его реализации объекты имущества принимаются к бухгалтерскому учету в качестве основных средств. Значит, налог на имущество с них платить нужно.
В то же время, если организация примет решение признать расходы, связанные с приобретением вышеперечисленного имущества, существует вероятность, что свою позицию организации придется отстаивать в судебном порядке.
Суды в своих решения отмечают, что товары (холодильник, микроволновая печь, чайник, стол обеденный и т.д.), приобретенные налогоплательщиком для оборудования помещения для приема пищи, предназначены для организации нормальных условий труда. Данные расходы непосредственно связаны с производством, следовательно, затраты на его приобретение обоснованно учтены налогоплательщиком при исчислении налога на прибыль на основании пп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ.
В частности, такие выводы представлены в постановлениях ФАС Московского округа от 06.07.2009 N КА-А41/6316-09, от 26.01.2009 N КА-А40/13294-08, от 27.03.2008 N КА-А40/2214-08, от 04.02.2008 N КА-А40/13427-07-2; ФАС Поволжского округа от 04.09.2007 N А65-19675/2006-СА1-19, от 27.04.2007 N А55-11750/06-3; ФАС Уральского округа от 15.10.2007 N Ф09-8348/07-С2, от 14.06.2007 N Ф09-4483/07-С3; ФАС Западно-Сибирского округа от 02.04.2007 N Ф04-1822/2007, от 21.12.2005 N Ф04-9129/2005; ФАС Центрального округа от 12.01.2006 N А62-817/2005, от 31.08.2005 N А09-18881/04-12, ФАС Северо-Западного округа от 18.04.2005 N А56-32904/04 и других.
В случае признания налогоплательщиком расходов в целях налогообложения прибыли необходимо учитывать следующее. В соответствии с п. 1 ст. 256 НК РФ амортизируемым имуществом признается имущество со сроком полезного использования более 12 месяцев и первоначальной стоимостью более 40 000 руб.
Если стоимость приобретенных предметов составляет менее 40 000 руб., то такие объекты к амортизируемому имуществу не относятся, а расходы на их приобретение подлежат учету в составе прочих расходов.
Согласно пп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на обеспечение нормальных условий труда и мер по технике безопасности, предусмотренных законодательством РФ.
Согласно ТК РФ работодатель обязан обеспечить нормальные условия для выполнения работниками норм выработки. Перечень расходов на «нормальные условия», приведенный в ст. 163 ТК РФ, является открытым, то есть предприятие само вправе определять, что относится к нормальным условиям труда в его понимании. Главное — указать это в коллективном (трудовом) договоре.
В соответствии со ст. 22 ТК РФ работодатель обязан:
— соблюдать трудовое законодательство, локальные нормативные акты, условия коллективного договора, соглашений и трудовых договоров;
— обеспечивать бытовые нужды работников, связанные с исполнением ими трудовых обязанностей.
Трудовым кодексом РФ установлено, в частности, что в течение рабочего дня (смены) работнику должен быть предоставлен перерыв для отдыха и питания. На работах, где по условиям производства (работы) предоставление перерыва для отдыха и питания невозможно, работодатель обязан обеспечить работнику возможность отдыха и приема пищи в рабочее время. Перечень таких работ, а также места для отдыха и приема пищи устанавливаются правилами внутреннего трудового распорядка (ст. 108 ТК РФ).
Кроме того, ст. 223 ТК РФ возлагает на работодателя обязанность по обеспечению санитарно-бытового обслуживания работников в соответствии с требованиями охраны труда. С этой целью работодателем по установленным нормам оборудуются в том числе и помещения для приема пищи.
Таким образом, закрепив обязанность по обеспечению нормальных условий труда в коллективных (либо трудовых) договорах, работодатель, в силу ст. 22 ТК РФ, будет обязан ее соблюдать.
Формулировка, которую необходимо прописать, может быть, например, следующей: «. в связи с отсутствием на предприятии столовой организация обязуется предоставить работникам необходимые условия для приема пищи. При этом работодатель обязан создать условия для хранения продуктов, приготовления и подогрева пищи».
Учитывая изложенное, считаем, что если в рассматриваемой ситуации организация в коллективном или трудовом договоре пропишет обязанность работодателя нести расходы по обеспечению нормальных условий труда, в том числе санитарно-бытовых условий для питания работников (приобретение чайников, кофе-машин, микроволновых печей), то указанные расходы будут являться экономически обоснованными и документально подтвержденными, что позволит принять их для целей исчисления налога на прибыль в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании пп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ.
В таком случае в бухгалтерском учете приобретенные активы, в отношении которых выполняются условия, предусмотренные в п. 4 ПБУ 6/01, и стоимостью в пределах лимита, установленного в учетной политике организации, но не более 40 000 рублей за единицу могут отражаться в составе материально-производственных запасов (п. 5 ПБУ 6/01), а активы стоимостью более 40 000 рублей — в составе объектов основных средств.
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Ананьева Лариса
Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Мягкова Светлана
Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.
Источник
